Vorlagen & Konzepte für Interimsmanagement & Facility Management

Klar strukturiertes Memorandum, um Arbeitsanweisungen, Verantwortlichkeiten und Abläufe im FM sauber zu dokumentieren – ideal, wenn ein Interimsmanager in kurzer Zeit Ordnung und Verbindlichkeit in eine gewachsene Organisation bringen muss.

Regelt professionell die Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und FM‑Beratung – sehr gut geeignet als Vorlage bzw. Referenz für Interim‑ und Projektmandate, um Rolle, Umfang, Vergütung und Haftung klar zu definieren.

Praxisleitfaden, der sämtliche Betreiberpflichten strukturiert und in einen 8‑Schritte‑Fahrplan übersetzt – für Interimsmanager hilfreich, um Compliance‑Risiken rasch zu identifizieren und ein rechtssicheres Gerüst aufzubauen.

Excel‑Tool zur systematischen Bewertung der FM‑Reife (Strategie, Prozesse, Organisation, KVP, Risikomanagement etc.) – ein ideales Startinstrument für Interimsmanager, um in den ersten Wochen einen strukturierten „FM‑Statusbericht“ zu erarbeiten.

Umfassende, idealtypische Leistungsbeschreibung aller FM‑Services – liefert Interimsmanager:innen eine solide Basis, um Aufgaben, Serviceumfang und Verantwortlichkeiten zwischen internem FM, Dienstleistern und Organisation klarzustellen.

Konvolut aus Erläuterung und Excel‑Steuerungstool, mit dem komplexe FM‑Verträge über Pflichtenvisualisierung und Nachverfolgung gesteuert werden – perfekt, wenn ein Interimsmanager bestehende Verträge „unter Kontrolle“ bringen und transparent machen muss.

Memorandum, das die strategische Ausrichtung des FM im Unternehmen beschreibt und Zukunftsthemen (ESG, Digitalisierung, Innovation) integriert – ideal, wenn das Interimsmandat auch eine strategische Neuausrichtung vorbereiten oder anstoßen soll.

Konzeptdokument zu Aufbau, Steuerung und Optimierung der technischen FM‑Prozesse (Wartung, Störungsmanagement, Service Desk etc.) – unterstützt Interimsmanager bei der Analyse von Schwachstellen und beim Design effizienter Soll‑Prozesse.

Strukturiertes Memorandum zur systematischen Risikoanalyse im FM (Organisation, Technik, Prozesse, Betreiberverantwortung) – unterstützt Interimsmanager bei der schnellen Priorisierung von Handlungsfeldern und der Kommunikation gegenüber Geschäftsführung und Aufsichtsgremien.

Memorandum zur Rolle von Mitbestimmung, Betriebsrat und Personalentwicklung bei Veränderungen im FM – wichtig, wenn ein Interimsmanager tiefgreifende Änderungen (Reorganisation, Outsourcing, Digitalisierung) sozialpartnerschaftlich absichern muss.

Ausführliche Beschreibung der operativen FM‑Leistungserbringung – hilfreich, um im Interimseinsatz schnell zu verstehen, wie der Tagesbetrieb funktioniert, wo Engpässe liegen und welche Stellschrauben kurz‑ und mittelfristig wirksam sind.

Memorandum zur systematischen Entwicklung, Standardisierung und Verbesserung von FM‑Dienstleistungen – ideal für Interimsmanager, die neue Servicebausteine (z. B. Hospitality, Workplace Services, digitale Services) konzipieren und im Mandat „marktreif“ machen sollen.

Memorandum, das die strategische Rolle des FM im Unternehmen anhand DIN EN 15221 / GEFMA erläutert – gibt Interimsmanager:innen einen Rahmen, um FM im Konzernkontext zu positionieren und strategische Diskurse mit der Unternehmensleitung zu führen.

Praxisleitfaden zur Integration des FM in die Unternehmensstrategie und in benachbarte Funktionen (Einkauf, Technik, Verwaltung) – besonders wertvoll, wenn ein Interimsmandat Schnittstellen harmonisieren und FM „aus der Ecke“ holen soll.

Memorandum, das die taktische Übersetzung von Strategie in operative Steuerung beschreibt (Leistungsverträge, Budgets, Kennzahlen) – als „Arbeitsgrundlage“ für Interimsmanager, die im Mittelmanagement Prozesse und Strukturen neu aufsetzen.

Excel‑Checkliste zur normbasierten (DIN EN 15221, GEFMA 100‑2) Gliederung von FM‑Leistungen – erleichtert Interimsmanager:innen die Standardisierung von Leistungsportfolios, die Vorbereitung von Ausschreibungen und die Vergleichbarkeit von Angeboten.

Vertragsnahes Dokument zum strukturierten Vorgehen bei Ausschreibungen im Technischen FM inkl. Änderungsmanagement und Zuschlagsvergabe – ideal, wenn ein Interimsmanager eine TFM‑Ausschreibung vorbereitet oder „auf die Schiene“ bringen muss.

Regelt formal den Umgang mit Leistungsänderungen während der Vertragslaufzeit – unterstützt Interimsmanager:innen dabei, Änderungswünsche geordnet, nachvollziehbar und konfliktarm in bestehende Verträge einzubetten.