Timeline zum Interimsmanagement bei Standortverlagerungen

Zeitraum: 24 Monate (anpassbar je nach Bedarf)

Ziel: Der Interimsmanager fungiert als strategischer Katalysator, um Transformationen im Facility Management schnell, effektiv und nachhaltig zu gestalten. Sein Auftrag ist klar definiert: Sofortige Wirksamkeit, strukturelle Optimierung, Implementierung neuer Standards und nachhaltige Verankerung der Ergebnisse.

Projektauftrag: Rolle des Interimsmanagers als Katalysator

Der Interimsmanager im Facility Management hat folgende primäre Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

-Sofortige Stabilisierung und Optimierung bestehender Prozesse

-Strategische Steuerung der Transformation mit klarem Mandat

-Effiziente Umsetzung der Betreiberverantwortung & Risikominimierung

- Neustrukturierung von Personal- und Leistungsentwicklung

- Begleitung der Bau- und Betriebsführung als FM-Integrator

- Optimierung der Ausschreibungsprozesse & Vergabeverfahren

- Nachhaltige Sicherung der Transformationserfolge

• Phase 1: Integration & Sofortige Wirksamkeit des Interimsmanagements

  Monat 1–3

  Klare Zieldefinition & Projektauftrag für den Interimsmanager

  

• Woche 1: Kick-Off & Bestandsaufnahme

  Analyse der bestehenden FM-Prozesse, Strukturen & Organisation

  Überprüfung der Betreiberpflichten gemäß BetrSichV, TRBS & GEFMA 190

  Sofortige Identifikation kritischer Engpässe & Handlungsfelder

  

• Woche 2–3: Definition der Transformationsstrategie & KPI-Festlegung

  Erarbeitung klarer Projektziele & Erfolgsmessungen

  Festlegung eines stringenten Maßnahmenplans für Bau- & Betriebsführung

  Etablierung eines digitalen Reportings für Transparenz & Controlling

  Ergebnis: Projektauftrag des Interimsmanagers mit verbindlichen Zielen & KPIs

  

• Phase 2: Strukturierte Umsetzung der Transformation & Leistungsoptimierung

  Monat 4–12

  Baubegleitendes Facility Management & Betriebsführung

  

• Monat 4–6: Integration der Betreiberverantwortung in die Bau- & Betriebsführung

  Frühzeitige Einbindung des Facility Managements in die Bauprozesse

  Erstellung eines FM-Lastenhefts zur Übergabe an den Betrieb

  Etablierung von digitalen Prüfprozessen & PVO-konformer Inbetriebnahme

  

• Monat 7–9: Effiziente Steuerung des Gewährleistungsmanagements

  Erstellung von Mängelprotokollen & Risikomanagementplänen

  Sicherstellung der Dokumentation aller Betreiberpflichten

  Begleitung der technischen Abnahmen & finalen Bauübergabe

  Ergebnis: Nahtloser Übergang von der Bau- in die Betriebsphase mit klarem Betreiberkonzept

  

• Monat 4–6: Erstellung & Optimierung von Ausschreibungsunterlagen

  FM-Leistungsverzeichnisse auf Basis funktionaler Anforderungen

  Definition von Qualitätsstandards für Wartung & Service-Levels

  Abgleich mit rechtlichen Vorgaben (VgV, UVgO, SektVO)

  

• Monat 7–9: Durchführung von Vergabeverfahren & Vertragsmanagement

  Analyse der Angebote & transparente Bewertung der Anbieter

  Sicherstellung der Betreiberkonformität durch detaillierte Vertragsprüfung

  Vergabe & Implementierung neuer Dienstleistungsverträge

  Ergebnis: Effiziente Vergabe von FM-Leistungen mit maximaler Wirtschaftlichkeit

  

• Phase 3: Personal- & Leistungsentwicklung zur Effizienzsteigerung

  Monat 13–18

  Optimierung der Personalstrategie & Kompetenzentwicklung

  

• Monat 13–15: Qualifizierung des FM-Personals

  Schulungen zu gesetzlichen Betreiberpflichten & Risikomanagement

  Zertifizierungen für CAFM-Systeme & digitale FM-Prozesse

  Entwicklung neuer Kompetenzmodelle für Facility-Manager

  

• Monat 16–18: Implementierung von Leistungskennzahlen & Benchmarking

  Messung der Servicequalität & Leistungsbewertung durch KPIs

  Optimierung der Vertragsstrukturen durch Kennzahlensysteme

  Sicherstellung einer nachhaltigen Effizienzsteigerung durch Monitoring

  Ergebnis: Höhere Kompetenz & Effizienz der FM-Teams für langfristige Betriebsstabilität

  

• Phase 4: Nachhaltige Verankerung der Transformation & Wissenstransfer

  Monat 19–24

  Sicherstellung der nachhaltigen Transformation

  

• Monat 19–21: Erstellung von Best Practices & SOPs

  Dokumentation optimierter FM-Prozesse als Standardarbeitsanweisungen

  Erstellung einer Transformations-Roadmap für langfristige Verbesserungen

  Implementierung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP)

  

• Monat 22–24: Übergabe, Erfolgskontrolle & langfristiges Monitoring

  Finale Präsentation der Transformationsergebnisse an das Management

  Verankerung eines strukturierten Auditsystems zur Erfolgsmessung

  Abschlussbericht & Übergabe an die dauerhafte Betriebsführung

  Ergebnis: Langfristige Stabilität der umgesetzten Maßnahmen & Erfolgssicherung