Interimsmanagement: Ausschreibung
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Ausschreibung für Interimsmanagement im Facility Management
Mit dem Interimsmanagement im baubegleitenden und betrieblichen Facility Management sollen Schnittstellen und Know-how-Transfer adressiert werden. In den Ausschreibungsunterlagen sollten daher Projektinformationen, Leistungsbeschreibung (Fokus: Schnittstellenmanagement, Schulungen, Inbetriebnahmebegleitung), Formblätter (Preis, Eignung) und ein Vertragsentwurf (Dienstvertrag, Laufzeit, Eskalation, Bonus/Malus) enthalten sein. So gewährleistet man einen hochwertigen Interimsmanager-Einsatz, der Neubau und laufenden FM-Betrieb erfolgreich miteinander verzahnt.
Einleitung und Zielsetzung für IT-Technikräume im Facility Management
- Einleitung und Zielsetzung
- Leistungsumfang
- Rechtlicher Rahmen
- Ausschreibungsunterlagen
- Kommunikationsmanagement
- Personal- und Know-how-Transfer
- Bewertungsverfahren
- Betrieb
Oft wird ein Interimsmanager benötigt, wenn ein Neubau oder Erweiterungsbau eines Industriestandorts (Verwaltung, Labore, Fertigung, Hochregallager, AWT-Systeme) entsteht. In dieser Phase soll der/die Interimsmanager/in:
Schnittstellen zwischen Bauleitung, Fachplanern, künftigen Nutzern und FM-Abteilung managen,
Übergabeprozesse (Abnahmen, As-Built-Dokumentation, Inbetriebnahmen) koordinieren,
Mängelerkennung und -verfolgung unterstützen,
Den reibungslosen Start in den anschließenden Betrieb sichern.
Auch in der Bestands- oder laufenden FM-Betriebsphase kann ein Interimsmanager/in eingesetzt werden, wenn:
Umstrukturierungen im FM stattfinden,
Ein Führungsvakuum (z. B. Weggang des FM-Leiters) kurzfristig geschlossen werden muss,
Optimierungsprojekte (z. B. Energieeffizienz, Neuvergabe von FM-Leistungen) gesteuert werden sollen,
Ein kurzfristiges Projekt (z. B. Einführung eines CAFM-Systems, Umzug, Sicherheitskonzept) ansteht, wofür kein dauerhaftes Personal eingeplant ist.
Leitungs- und Projektaufgaben
Übernahme von Führungs- oder Steuerungsfunktionen im FM, z. B. Koordination von Wartungs- und Reinigungsverträgen, Sicherheit, Budgetkontrolle, SLA-Überwachung.
Moderation zwischen internen Stakeholdern (Einkauf, Produktion, Labore, Verwaltung) und externen Dienstleistern (Gebäudetechnik, GA, Reinigungsfirmen etc.).
Schnittstellen- und Kommunikationsmanagement
Baubegleitend: Abstimmung mit Bauprojektleitung, TGA-Planern, GU, Architekten, Brandschutzsachverständigen, Klärung FM-relevanter Aspekte.
Betriebliche Phase: Koordination mit laufenden FM-Services, Lieferanten, Wartungsteams, Nut-zern, ggf. TTS-Vertrag.
Einführung oder Begleitung von Optimierungs- und Innovationsprojekten
Im Neubaukontext: Probebetrieb / Inbetriebnahme HLK, Labortechnik, AWTs / Fahrerloser Transportsysteme, Feineinstellung GA.
In der laufenden Phase: Neuvergabe FM-Leistungen, Energieoptimierung, Digitalisierung (CAFM, IoT-Sensorik), Reorganisation.
Mängelmanagement und Übergabe
Neubau: Erfassung von Baumängeln, Meldung an GU / Subunternehmen, Nachverfolgung, Dokumentation.
Betriebsphase: Unterstützung bei SLA-Verstößen seitens FM-Dienstleister, Eskalation, Pönalen.
Normen und rechtlicher Rahmen
DIN EN 13269 / DIN 13460 (Instandhaltungsverträge, Systematik Wartung, Inspektion, Instandsetzung, Verbesserung),
Baurecht (VOB/B oder BGB bei Neubau, Mängelhaftung GU),
Arbeitsschutz (DGUV, BetrSichV, PSA-Bestimmungen, ATEX-Bereiche?),
Datenschutz (DSGVO), wenn Betriebsdaten oder Personaldaten verarbeitet werden,
ggf. TTS-Vertrag: Integration, definierte Schnittstellen, wer trägt Hauptverantwortung?
Anschreiben / Projektinfo
Hinweis: „Ausschreibung Interimsmanagement im baubegleitenden und/oder laufenden Facility Management“.
Zeitplan (Bieterfragen, Angebotsabgabe, Start, voraussichtliche Laufzeit, Verlängerungsoption?).
Projektbeschreibung
Neubau: Stand, Bauzeitenplan, voraussichtliche Inbetriebnahme, Art der Gewerke (Verwaltung, Labore, Hochregallager, Fertigung).
Betrieb: Welche FM-Strukturen bereits existieren, ob TTS-Vertrag, was ändert sich?
Leistungsbeschreibung
Baubegleitende Aufgaben: Mängelmanagement, Abnahmen, Schnittstellen GU-FM, Parametrierung MSR, Einbindung in GA, etc.
Betriebsphase: FM-Führung, SLA-Steuerung, Neuvergabe FM-Leistungen, Energieeffizienz, Reinigungs- / Wartungskonzept.
Schnittstellen: Architekten, Fachplaner, TGA, GU, Endnutzer, TTS-Vertrag, etc.
Formblätter
Preisblätter: Tagessatz, Pauschale, optional Bonus/Malus, Reisekosten, Overheads.
Eignungsnachweise (Projektreferenzen in ähnlich gelagerten Neubau-/Umbau-Szenarien, FM-Führung, Bau- oder TGA-Kompetenz, evtl. ATEX, GMP?).
DSGVO, Tariftreue, Compliance.
Vertragsentwurf
Dienstvertrag: Laufzeit (z. B. 12–24 Monate), Eskalationswege, definierte KPI/Meilensteine.
Regelung, wann und wie Interimsmanager/in offboardet, wie Bonus-/Malus abgerechnet wird.
Schnittstellenübersicht
Bauprojektleitung / GU: Koordination Mängel, Baufortschritt, Abnahmen
Fachplaner HLK, Brandschutz, Elektro: Abstimmung MSR, Parametrierungen, GA-Einrichtung
FM-Betrieb / TTS: Integration in reguläre Wartungsprozesse oder künftige FM-Organisation
Nutzer (Labore, Fertigung, Verwaltung): Ggf. Reinraumvorgaben, HPC, Explosionsschutz?
Schulungs- und Einweisungsplan
Interimsmanager verantwortet, dass Hersteller (z. B. Regalbediengeräte, HLK, Laborsysteme, AWT-Hersteller) Schulungen für künftige FM- und Betriebsteams durchführen
Themenspektrum: Bedienung, Wartung, Störungsbeseitigung.
Vergabeart
Öffentlich: Dienstleistungsausschreibung nach UVgO/VOL/A oder EU-Verfahren ab Schwellenwert,
Privat: Freie Einholung Angebote, ggf. Verhandlungsrunden.
Bewertungskriterien
Preis (Tagessatz, Pauschale?),
Qualität (Referenzen in baubegleitendem FM, Qualifikation, Soft Skills in Projektmanagement und Teamführung),
Methodik (Detailliertes Konzept: Wie Baubegleitung? Wie Knowledge Transfer?),
Service: Reaktionszeiten, Eskalation, Reportingrhythmen.