Geschäftsprozess des Interimsmanagement im Facility Management
Facility Management: Interimsmanagement » Geschäftsprozess
INTERIMSMANAGEMENT IM FM STELLT SICHER, DASS UNTERNEHMEN VERÄNDERUNGEN GESTALTEN UND BETRIEBLICHEN ABLÄUFE OPTIMIEREN
Interimsmanagement im Facility Management bezeichnet die temporäre Übernahme von Führungs- oder Spezialistenrollen durch externe Experten, um betriebliche Kontinuität und Effektivität in den FM-Prozessen sicherzustellen. Dies wird notwendig bei personellen Engpässen, strategischen Veränderungen oder spezifischen Projekten, die spezielles Know-how erfordern.
- Bedarfsermittlung und Zielsetzung
- Auswahl des Interimsmanagers
- Einsatz und Integration
- Operative Umsetzung und Prozessoptimierung
- Überwachung und Reporting
- Abschluss und Übergabe
Analyse und Planung
Der Prozess des Interimsmanagements beginnt mit einer präzisen Bedarfsermittlung und Zielsetzung, die eine gründliche Situationsanalyse und strategische Planung umfasst. Zunächst werden interne Audits und detaillierte Interviews mit Schlüsselpersonen durchgeführt, um die genauen Gründe für den Bedarf eines Interimsmanagers zu identifizieren. Diese Analyse umfasst nicht nur operative Defizite, sondern auch strategische Herausforderungen, wie die Umsetzung von großen Organisations- und Bauprojekten, die Integration neuer Technologien oder die Anpassung an regulatorische Veränderungen. Auf Basis dieser Analyse werden spezifische und messbare Ziele definiert, die durch den Einsatz eines Interimsmanagers erreicht werden sollen. Diese Ziele können unter anderem die Verbesserung der Betriebseffizienz, die Reduzierung von Betriebskosten oder die erfolgreiche Umsetzung komplexer Projekte umfassen.
Diese Ziele müssen SMART (spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch, terminiert) formuliert sein, um die spätere Erfolgskontrolle zu erleichtern.
Detaillierter Profilabgleich
Die Auswahl eines geeigneten Interimsmanagers erfolgt durch einen detaillierten Abgleich des Anforderungsprofils mit den Fähigkeiten der Kandidaten.
Dabei werden sowohl technische Kompetenzen (z. B. im Bereich Gebäudetechnik, Energiemanagement oder IT-gestützte FM-Systeme) als auch umfassende Management- und Führungserfahrungen berücksichtigt. Besonders bei komplexen FM-Projekten, wie der Implementierung von Nachhaltigkeitsstrategien oder der Einführung von CAFM-Systemen (Computer Aided Facility Management), ist es entscheidend, dass der Interimsmanager spezifische Projektmanagementfähigkeiten und Erfahrung in vergleichbaren Projekten mitbringt.
Strukturierte Einarbeitung und Positionierung im Unternehmen
Nach der Auswahl des passenden Interimsmanagers erfolgt eine strukturierte Einarbeitung und Integration in die bestehende Organisation. Dies beginnt mit einem umfassenden Onboarding-Prozess, der die Bereitstellung aller notwendigen Informationen, wie bestehende Verträge, Wartungspläne und aktuelle Projekte, umfasst. Der Interimsmanager muss sich schnell in die Unternehmenskultur einfügen und das Vertrauen der Mitarbeiter gewinnen, während er gleichzeitig eine neutrale und objektive Position einnimmt, um effiziente Entscheidungen treffen zu können. Besonders bei komplexen FM-Projekten, wie umfangreichen Renovierungen oder der Implementierung neuer technischer Systeme, ist es wichtig, dass der Interimsmanager eng mit dem bestehenden Team zusammenarbeitet und seine Expertise zielgerichtet einbringt.
Effiziente Durchführung und kontinuierliche Kontrolle
In der operativen Phase übernimmt der Interimsmanager die definierten Führungsaufgaben und startet mit der Analyse und Optimierung der bestehenden Prozesse. Dies kann die Einführung neuer Technologien, wie fortschrittlicher CAFM-Systeme oder IoT-basierter Überwachungslösungen, die Optimierung von Wartungsstrategien oder die Neuausrichtung von Dienstleistungsverträgen umfassen. Der Interimsmanager identifiziert ineffiziente Prozesse und entwickelt und implementiert maßgeschneiderte Lösungen, die schnell und nachhaltig umgesetzt werden können. Bei großen Bau- oder Renovierungsprojekten koordiniert der Interimsmanager alle beteiligten Parteien, einschließlich Architekten, Bauunternehmer und Behörden, um sicherzustellen, dass Projekte termingerecht und im Rahmen des Budgets abgeschlossen werden. Regelmäßige Status-Meetings und detaillierte Berichte an das obere Management gewährleisten eine kontinuierliche Überwachung der Fortschritte und ermöglichen eine schnelle Reaktion auf etwaige Probleme.
Umfassende Erfolgskontrolle und transparente Kommunikation
Die kontinuierliche Überwachung der durchgeführten Maßnahmen und regelmäßiges Reporting sind zentrale Bestandteile des Interimsmanagements. Der Interimsmanager erstellt detaillierte Berichte, die sowohl quantitative als auch qualitative Aspekte der Projektfortschritte abdecken. Diese Berichte dienen nicht nur der internen Erfolgskontrolle, sondern auch der transparenten Kommunikation mit allen relevanten Stakeholdern. Dabei liegt ein besonderes Augenmerk auf der Einhaltung der definierten Ziele, Zeitpläne und Budgets. Ein effektives Reporting-System ermöglicht es, frühzeitig Abweichungen zu erkennen und entsprechende Gegenmaßnahmen zu ergreifen. Für komplexe FM-Projekte wird oft ein spezielles Projektmanagement-Tool eingesetzt, das eine lückenlose Dokumentation und Nachverfolgung aller Projektphasen ermöglicht.
Nachhaltige Implementierung und umfassender Wissenstransfer
Zum Abschluss des Interimsmandats erfolgt eine sorgfältige Übergabe der Aufgaben an das interne Management oder einen neu eingestellten festen Mitarbeiter.
Dies beinhaltet eine detaillierte Dokumentation aller durchgeführten Maßnahmen und Prozesse sowie eine abschließende Schulung des internen Teams. Ziel ist es, sicherzustellen, dass die implementierten Verbesserungen nachhaltig sind und das Team in der Lage ist, diese fortzuführen und weiterzuentwickeln. Besonders bei der Übergabe von komplexen Projekten ist ein umfassender Wissenstransfer entscheidend, um die Kontinuität und Effizienz zu gewährleisten. Dies wird durch die Erstellung umfangreicher Handbücher, detaillierter Prozessdokumentationen oder die Durchführung von Schulungen und Workshops unterstützt. Abschließend bewertet das Unternehmen den Erfolg des Interimsmanagements anhand der erreichten Ziele und dokumentiert die gewonnenen Erkenntnisse für zukünftige Einsätze.