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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Timeline zum Interimsmanagement bei Standortverlagerungen

Facility Management: Interimsmanagement » Konzept » Timeline

Visualisierung der zeitlichen Timeline und der Prozessschritte im Interim Management für Facility-Management-Projekte.

Funktion einer Timeline zum Interimsmanagement bei Standortverlagerungen

Eine Timeline zum Interimsmanagement im Kontext einer Standortverlagerung dient der vorausschauenden Planung und Steuerung aller temporären Übergangslösungen für Flächen, Services, Infrastruktur und Organisation. Sie koordiniert Mietverträge, technische Provisorien, Betriebsübergänge und logistische Maßnahmen und stellt sicher, dass betriebliche Kontinuität und Versorgungssicherheit auch während Umbau-, Umzugs- und Übergangsphasen gewährleistet sind.

Interimsmanagement als Katalysator für Transformation

Zeitraum: 24 Monate (anpassbar je nach Bedarf)

Ziel: Der Interimsmanager fungiert als strategischer Katalysator, um Transformationen im Facility Management schnell, effektiv und nachhaltig zu gestalten. Sein Auftrag ist klar definiert: Sofortige Wirksamkeit, strukturelle Optimierung, Implementierung neuer Standards und nachhaltige Verankerung der Ergebnisse.

Projektauftrag: Rolle des Interimsmanagers als Katalysator

Der Interimsmanager im Facility Management hat folgende primäre Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

-Sofortige Stabilisierung und Optimierung bestehender Prozesse

-Strategische Steuerung der Transformation mit klarem Mandat

-Effiziente Umsetzung der Betreiberverantwortung & Risikominimierung

- Neustrukturierung von Personal- und Leistungsentwicklung

- Begleitung der Bau- und Betriebsführung als FM-Integrator

- Optimierung der Ausschreibungsprozesse & Vergabeverfahren

- Nachhaltige Sicherung der Transformationserfolge

  • Phase 1: Integration & Sofortige Wirksamkeit des Interimsmanagements

    Monat 1–3

    Klare Zieldefinition & Projektauftrag für den Interimsmanager

    Aufsteigen in der Organisationshierarchie durch gezielte Entwicklung allgemeiner Managementkompetenzen im Interim Management für Facility Management.

  • Woche 1: Kick-Off & Bestandsaufnahme

    Analyse der bestehenden FM-Prozesse, Strukturen & Organisation

    Überprüfung der Betreiberpflichten gemäß BetrSichV, TRBS & GEFMA 190

    Sofortige Identifikation kritischer Engpässe & Handlungsfelder

    Demonstration von Einfühlungsvermögen und Verständnis durch einen Interim Manager im Gespräch mit Mitarbeitern zur Förderung eines positiven Arbeitsklimas.

  • Woche 2–3: Definition der Transformationsstrategie & KPI-Festlegung

    Erarbeitung klarer Projektziele & Erfolgsmessungen

    Festlegung eines stringenten Maßnahmenplans für Bau- & Betriebsführung

    Etablierung eines digitalen Reportings für Transparenz & Controlling

    Ergebnis: Projektauftrag des Interimsmanagers mit verbindlichen Zielen & KPIs

    Beherrschung der Grundlagen der Selbstvermarktungskompetenz durch einen Interim Manager zur professionellen Positionierung auf dem Facility Management Markt.

  • Phase 2: Strukturierte Umsetzung der Transformation & Leistungsoptimierung

    Monat 4–12

    Baubegleitendes Facility Management & Betriebsführung

    Umfassendes Risikomanagement und Durchführung von Audits durch Interim Manager zur Identifikation und Minimierung potenzieller Betriebsrisiken im Facility Management.

  • Monat 4–6: Integration der Betreiberverantwortung in die Bau- & Betriebsführung

    Frühzeitige Einbindung des Facility Managements in die Bauprozesse

    Erstellung eines FM-Lastenhefts zur Übergabe an den Betrieb

    Etablierung von digitalen Prüfprozessen & PVO-konformer Inbetriebnahme

    Professionelles Projektmanagement im Bauwesen durch einen Interim Manager zur effizienten Steuerung komplexer Bauprojekte und Informationsflüsse.

  • Monat 7–9: Effiziente Steuerung des Gewährleistungsmanagements

    Erstellung von Mängelprotokollen & Risikomanagementplänen

    Sicherstellung der Dokumentation aller Betreiberpflichten

    Begleitung der technischen Abnahmen & finalen Bauübergabe

    Ergebnis: Nahtloser Übergang von der Bau- in die Betriebsphase mit klarem Betreiberkonzept

    Effiziente Steuerung des Gewährleistungsmanagements im Facility Management durch datenbasierte Auswertungen und Prozessoptimierung.

  • Monat 4–6: Erstellung & Optimierung von Ausschreibungsunterlagen

    FM-Leistungsverzeichnisse auf Basis funktionaler Anforderungen

    Definition von Qualitätsstandards für Wartung & Service-Levels

    Abgleich mit rechtlichen Vorgaben (VgV, UVgO, SektVO)

  • Monat 7–9: Durchführung von Vergabeverfahren & Vertragsmanagement

    Analyse der Angebote & transparente Bewertung der Anbieter

    Sicherstellung der Betreiberkonformität durch detaillierte Vertragsprüfung

    Vergabe & Implementierung neuer Dienstleistungsverträge

    Ergebnis: Effiziente Vergabe von FM-Leistungen mit maximaler Wirtschaftlichkeit

    Nutzung der Plattform Interim-x.com für die Vermittlung hochqualifizierter Interim Manager und den Zugriff auf exklusive Projekte im Facility Management.

  • Phase 3: Personal- & Leistungsentwicklung zur Effizienzsteigerung

    Monat 13–18

    Optimierung der Personalstrategie & Kompetenzentwicklung

    Visualisierung der Kernkompetenzen und Soft Skills für Interim Manager zur erfolgreichen Bewältigung komplexer Projekte und Führungssituationen.

  • Monat 13–15: Qualifizierung des FM-Personals

    Schulungen zu gesetzlichen Betreiberpflichten & Risikomanagement

    Zertifizierungen für CAFM-Systeme & digitale FM-Prozesse

    Entwicklung neuer Kompetenzmodelle für Facility-Manager

  • Monat 16–18: Implementierung von Leistungskennzahlen & Benchmarking

    Messung der Servicequalität & Leistungsbewertung durch KPIs

    Optimierung der Vertragsstrukturen durch Kennzahlensysteme

    Sicherstellung einer nachhaltigen Effizienzsteigerung durch Monitoring

    Ergebnis: Höhere Kompetenz & Effizienz der FM-Teams für langfristige Betriebsstabilität

    Aufrechterhaltung von Konsistenz in der persönlichen Markenführung für Interim Manager als strategisches Gebot im Facility Management.

  • Phase 4: Nachhaltige Verankerung der Transformation & Wissenstransfer

    Monat 19–24

    Sicherstellung der nachhaltigen Transformation

    Analyse moderner Führungsansätze im Interim Management zur effektiven Steuerung von Teams und zur Förderung einer zielorientierten Zusammenarbeit in Übergangsphasen.

  • Monat 19–21: Erstellung von Best Practices & SOPs

    Dokumentation optimierter FM-Prozesse als Standardarbeitsanweisungen

    Erstellung einer Transformations-Roadmap für langfristige Verbesserungen

    Implementierung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP)

    Detaillierte Darstellung der beruflichen Fertigkeiten für Interim Manager zur Steigerung der operativen Exzellenz und fachlichen Autorität in Mandaten.

  • Monat 22–24: Übergabe, Erfolgskontrolle & langfristiges Monitoring

    Finale Präsentation der Transformationsergebnisse an das Management

    Verankerung eines strukturierten Auditsystems zur Erfolgsmessung

    Abschlussbericht & Übergabe an die dauerhafte Betriebsführung

    Ergebnis: Langfristige Stabilität der umgesetzten Maßnahmen & Erfolgssicherung

    Fokus auf die Beherrschung der Grundlagen und den Erwerb neuer Fähigkeiten durch einen Interim Manager zur kontinuierlichen Qualitätssteigerung im Facility Management.