Offene Themen nicht in Besprechungsprotokollen verschwinden lassen Ein Interim Manager trifft häufig auf eine Organisation mit zahlreichen offenen Problemen. Technische Mängel, Verträge, Personalfragen, Projekte und strategische Entscheidungen existieren parallel. Ohne ein einheitliches Steuerungssystem entstehen leicht lange Listen, deren Priorität und Verantwortlichkeit unklar bleibt.
Die bestehende Strategie nennt Risikomanagement, Ressourcenzuweisung und kontinuierliche Leistungsüberwachung bereits als wesentliche Bestandteile des Interim Managements. Die neue Seite sollte diese Aspekte zu einem operativen Mandatssteuerungssystem verbinden.
Risiken, Entscheidungen und Maßnahmen wirksam steuern Risiken, Entscheidungen und Maßnahmen unterscheiden Diese drei Kategorien werden häufig vermischt.
Risiko: Ein zukünftiges Ereignis kann negative Folgen haben.
Entscheidung: Es bestehen mehrere Handlungsoptionen und eine Auswahl ist erforderlich.
Maßnahme: Eine konkrete Aktivität muss ausgeführt werden.
Beispiel: Risiko: Technischer Dienstleister verfügt ab Oktober nicht über ausreichendes Personal.
Entscheidung: Vertrag nachverhandeln oder Ersatzdienstleister beschaffen?
Maßnahme: Marktabfrage bis 15. September durchführen.
Diese Trennung verbessert die Steuerbarkeit.
Ein gemeinsames Register kann enthalten: Thema,
Kategorie,
Beschreibung,
Priorität,
Verantwortlicher,
Termin,
Status,
Eskalationsstufe.
Damit entstehen nicht für jedes Meeting neue Listen.
Mögliche Risikodimensionen im FM sind: Sicherheit,
Betriebsunterbrechung,
Compliance,
Kosten,
Termine,
Personal,
Reputation.
Ein Risiko mit geringer Eintrittswahrscheinlichkeit kann trotzdem hohe Priorität haben, wenn der potenzielle Schaden sehr groß ist.
Entscheidungen termingebunden machen Nicht getroffene Entscheidungen sind selbst ein Risiko.
Deshalb sollte jede relevante Entscheidung enthalten: Entscheidungsfrage,
Optionen,
Empfehlung,
Entscheidungsträger,
spätester Termin.
Besonders bei Bau-, Vertrags- und Beschaffungsthemen kann verspätete Entscheidung erhebliche Folgekosten erzeugen.
Maßnahmen auf Ergebnisse ausrichten „Besprechung durchführen“ ist oft keine ausreichende Maßnahme.
Besser: „Mit Dienstleister verbindlichen Personalnachweis und Besetzungsplan bis 30. September vereinbaren.“
Damit wird klar, welches Ergebnis erwartet wird.
Überfällige Maßnahmen eskalieren Eine Maßnahmenliste ist wertlos, wenn Termine folgenlos überschritten werden.
Geeignete Eskalationsstufen können abhängig von Priorität und Verzögerung definiert werden.
Abhängigkeiten sichtbar machen Manche Maßnahmen können erst beginnen, wenn eine Entscheidung getroffen oder ein anderes Projekt abgeschlossen wurde.
Diese Abhängigkeiten sollten sichtbar sein.
Beispiel: Ausschreibung starten erst nach Freigabe der Leistungsstrategie.
Register regelmäßig bereinigen Nicht jedes Thema bleibt dauerhaft relevant.
Geschlossene Punkte werden archiviert, aber nicht gelöscht. Damit bleibt die Mandatshistorie nachvollziehbar.
Management auf Ausnahmen konzentrieren Das Register soll nicht dazu führen, dass die Geschäftsführung sämtliche Maßnahmen diskutiert.
Management benötigt insbesondere: Aus Komplexität eine steuerbare Agenda machen Ein Interim-Mandat gewinnt erheblich an Geschwindigkeit, wenn offene Themen nicht nur diskutiert, sondern eindeutig kategorisiert und verfolgt werden.
Das Prinzip lautet: Risiko erkennen → Entscheidung vorbereiten → Maßnahme definieren → Verantwortlichkeit festlegen → Termin überwachen → Ergebnis schließen.
Damit wird aus vielen parallelen FM-Problemen ein transparentes und priorisiertes Managementsystem.
