In kurzer Zeit Vertrauen und Informationsfähigkeit herstellen
Ein Interim Manager tritt in eine Organisation ein, in der Beziehungen, Konflikte und informelle Kommunikationswege bereits lange bestehen. Er selbst besitzt diese Historie zunächst nicht. Gleichzeitig soll er häufig unmittelbar Entscheidungen treffen und Veränderungen umsetzen.
Die Strategieseite von FM-Connect nennt Stakeholder-Einbindung, klare Kommunikationskanäle und regelmäßige Updates bereits als zentrale Elemente erfolgreichen Interim Managements. Auch die bestehende Change-Seite behandelt Stakeholderanalyse und Beteiligungsstrategie. Eine eigenständige mandatsbezogene Kommunikationsarchitektur fehlt jedoch bislang.
Kommunikationsstrukturen für Interimsmandate gezielt gestalten
Offizielle Funktionen sind wichtig, bilden aber nicht sämtliche Einflussstrukturen ab.
Relevante Stakeholder können beispielsweise sein:
Geschäftsführung,
bisherige beziehungsweise kommissarische Führung,
FM-Mitarbeitende,
Betriebsrat,
Produktion oder Kerngeschäft,
IT,
HSE,
Einkauf,
Nutzervertretungen,
Dienstleister,
Projektpartner.
Zusätzlich existieren häufig informelle Meinungsführer, deren Unterstützung für Veränderungen bedeutsam sein kann.
Der Interim Manager sollte früh klären:
Was erwartet der Stakeholder vom Mandat?
Wovor besteht Sorge?
Welche Entscheidungen betreffen ihn?
Welche Informationen benötigt er?
Welche Konflikte bestehen bereits?
Dabei geht es nicht darum, sämtliche Erwartungen zu erfüllen. Entscheidend ist, sie zu kennen.
Kommunikationsformate bewusst differenzieren
Nicht jeder benötigt denselben Bericht.
Mögliche Formate sind:
Geschäftsführung: kompakter Status zu Risiken, Ergebnissen, Entscheidungen und Budget.
FM-Team: operative Prioritäten, Zuständigkeiten und Veränderungen.
Kerngeschäft: Auswirkungen auf Betrieb und Nutzer.
Dienstleister: Leistungsanforderungen, offene Punkte und Eskalationen.
Betriebsrat: relevante organisatorische oder personelle Veränderungen im geeigneten Beteiligungsrahmen.
Damit wird Kommunikation zielgerichteter.
Regelkommunikation etablieren
Gerade zu Beginn eines Mandats reduziert ein stabiler Rhythmus Unsicherheit.
Beispiele:
tägliches kurzes operatives Teamformat,
wöchentlicher Mandatsstatus,
zweiwöchentliches Managementreview,
monatlicher Ergebnisbericht.
Die genaue Frequenz hängt von Dringlichkeit und Mandat ab.
Informationen und Entscheidungen trennen
Ein häufiger Kommunikationsfehler besteht darin, Diskussionen und Entscheidungen nicht klar auseinanderzuhalten.
Deshalb sollte nach relevanten Besprechungen erkennbar sein:
Was wurde informiert?
Was wurde diskutiert?
Was wurde entschieden?
Was ist noch offen?
Ein Decision Log kann dies unterstützen.
Schwierige Botschaften früh adressieren
Ein Interim Manager wird häufig gerade deshalb eingesetzt, weil unangenehme Entscheidungen bisher nicht ausreichend getroffen wurden.
Dazu können gehören:
Leistungsdefizite,
überhöhte Kosten,
unklare Rollen,
Personallücken,
mangelhafte Dienstleister,
unrealistische Projektstände.
Diese Themen sollten weder dramatisiert noch beschönigt werden.
Keine Nebenregierung aufbauen
Interim Manager sollten vermeiden, ausschließlich mit der Geschäftsführung zu kommunizieren und dabei die bestehende Organisation zu umgehen.
Die notwendige Unabhängigkeit darf nicht zu Isolation führen.
Kommunikation als Führungsinstrument
Im Interim-Mandat ist Kommunikation nicht bloß Informationsweitergabe.
Sie schafft Legitimität, Geschwindigkeit und organisatorische Anschlussfähigkeit.
Eine gute Kommunikationsarchitektur sorgt dafür, dass relevante Personen rechtzeitig wissen, was geschieht, warum Entscheidungen getroffen werden und welchen Beitrag sie selbst leisten müssen.
Dadurch kann der Interim Manager schneller wirksam werden, ohne dauerhaft auf formale Autorität allein angewiesen zu sein.
